Sytuacja wokół COVID zmusza wiele firm do nowych sposobów działania. W wielu branżach, oznacza to dla kierownictwa, konieczność zarządzania swymi zespołami na odległość i jednocześnie zapanowania nad biznesem w zupełnie nowych warunkach. Dla wielu to dotychczas nieznane wyzwanie. Szczególnie w aktualnej sytuacji menedżerowie muszą śledzić, w jaki sposób kryzys oddziałuje na pracowników. Przede wszystkim oznacza to: okazywanie empatii i uczynienie priorytetem zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników .
W skrócie:
- Skuteczne zarządzanie w kryzysie bazuje na czterech środkach zaradczych: pilne i wyprzedzające działania, inwestowanie w relacje oraz strategiczne inwestycje
- Klucz do udanego zarzadzania kryzysowego stanowi komunikacja
- Wszyscy członkowie zespołu muszą być włączeni w działania
Punktem wyjścia jest centralne zarządzanie kryzysowe.
Kryzys można przezwyciężyć tylko wtedy, gdy obok posiadanej już wiedzy, analizowane i zawsze uwzględniane w planowaniu są: obecne postrzeganie sytuacji oraz otwarta komunikacja. Liderzy nie mogą pozwolić sobie na panikę i działania gorączkowe ale muszą podejmować spójne decyzje i zapewniać ich egzekwowanie. Każdy kryzys wymaga szybkiego działania – nie ma zbyt wiele czasu na naukę i próby. To jednak właśnie te niezbędne szybkie zmiany (konieczność korekt) zwiększają presję na pracowników i menedżerów.
Doświadczenie uczy, że na początku procesu konieczne jest ustanowienie centralnego systemu zarządzania kryzysowego, który określa odpowiednie środki :
Pilne działania: Środki (zasoby, procesy, zmiany) niezbędne do przetrwania przedsiębiorstwa, a także stabilizacja i uspokojenie różnych zainteresowanych stron (to przede wszystkim uczciwa i precyzyjna komunikacja).
Działania wyprzedzające: Przewidywanie potrzeb klientów, pracowników i biznesu. Wszystko to co możemy przewidzieć aby zmniejszyć ryzyko w tych wszystkich obszarach.
Inwestycje w relacje: Inwestowanie w relacje w celu tworzenia przyszłych wartości. Relacje nie tylko ze „światem zewnętrznym” (klienci, CRM, partnerzy) ale także relacje wewnątrz firmy z pracownikami, tak by lepiej poznawać ich potrzeby oraz innymi działami aby wzmacniać poczucie więzi w trudnym okresie.
Inwestycje strategiczne: Środki zapewniające wydajność przez długi czas. Dotyczy to nie tylko narzędzi koniecznych w pracy zdalnej ale być może także inwestycji w przemodelowanie biznesu (e-biznes, multichannel, inne)
Wyznaczanie granic biznes/life i aktywne zarządzanie (nimi)
Samo zdefiniowanie tych działań jest jednak niewystarczające. Menedżerowie muszą zabrać swoich pracowników ze sobą w tę podróż. Corona-kryzys wpływa bowiem na wszystkich, również w ich życiu codziennym i każdy radzi sobie inaczej z indywidualnymi wyzwaniami. Home office oznacza, że granice między życiem osobistym a pracą zacierają się. Wymaga to, z jednej strony, dyscypliny, a z drugiej strony, wiele zrozumienia ze strony przełożonego. W jaki sposób bowiem na odległość, pracodawcom ma udać się być blisko swoich pracowników, by skutecznie wspólnie z nimi opanować kryzys?
Komunikacja – rozmawianie a nie komunikowanie
Menedżerowie muszą konsekwentnie komunikować się z pracownikami, aby zapewnić spokój i jasność. Powinni także tworzyć z nimi bliskość emocjonalną i więź oraz za wszelka cenę utrzymywać przepływ informacji. W sytuacji kryzysowej potrzeba empatii jest znacznie większa. Nawet mimo codziennych wirtualnych spotkań zespołu, nie należy zapominać o osobistym kontakcie z pracownikiem. Oprócz swojej pracy, wielu ma teraz również duże wyzwania osobiste. Kadra kierownicza powinna stać się bardziej przystępna.
Jak o to zadbać?
Przede wszystkim, często (najlepiej codziennie) kontaktować się, czy to z zespołem, czy z poszczególnymi pracownikami. Zadawać pytania w kierunku: Co działa dobrze? Jakie są wyzwania? Gdzie potrzebne jest większe wsparcie? Nad czym pracują?
Najważniejsze zasady to:
- Słuchanie… i słyszenie
- Wsparcie i zachęcanie/ośmielanie zespołu do działań samodzielnych
- Jasne i realistyczne cele (najlepiej uzgodnione/wypływające od pracownika)
- Przejrzystość i regularne informowanie o sytuacji firmy/działu
- Skupianie się (fokus) na tym, co ma zostać osiągnięte
- Budowanie zaufania
Odwaga do działania
Liderzy muszą w działaniu i konkretnymi czynami, podążać za swoimi słowami, aby utrzymać zaufanie pracowników. Determinacja pokazuje siłę w kryzysie. Pracownicy winni być stale informowani o tym, co jest rzeczywiście zagrożone, co jest ważne, co jest pilne, a co nie jest tak ważne lub zbędne. Dobrze zdefiniowane cele rozjaśniają i dają ulgę. W szczególności oznacza to:
- Akceptację nowej normalności
- Zapewnienie koniecznych narzędzi
- Większe wykorzystanie możliwości i umiejętności zespołu
Wspieranie morale pracowników
Praca z domu jest zmianą kulturową dla większości organizacji. Z pomocą wielu narzędzi i platform cyfrowych próbuje się budować poczucia wspólnoty i społeczności w zespole. Istotne jest także, aby w organizacji istniał większy poziom zrozumienia w stosunku do różnych sytuacjacji życiowych. Obowiązkiem kierownictwa jest ustalanie jasnych zasad i procesów. Najważniejsze to:
- Elastyczność w podejściu do zarzadzania czasem pracowników
- Ustanowienie jasnych limitów godzin pracy (równowaga między godzinami pracy / dostępności pracownika, przerwy)
- Poszanowanie indywidualnych potrzeb (zasady i priorytety)
- Rozwój (oferty coachingowe, mentoring, szkolenia, webinary…)
Włączenie społeczne (inclusion)
Należy zwrócić uwagę na wszystkich członków zespołu – od usługodawców, pracowników produkcji, po personel pomocniczy. Zwłaszcza na tych, którzy nie podlegają codziennym akcjom zespołowym, na przykład z powodu pracy w niepełnym wymiarze godzin. Ważne jest, aby upewnić się, że oni też czują się zintegrowani i połączeni z zespołem. Pomagają w tym:
- Sensowne zadania, bo wzmacniają spójność zespołu i tworzą psychologicznie bezpieczne środowisko
- Skupianie się na indywidualnych i zbiorowych mocnych stronach członków zespołu,
Liderzy powinni teraz pozostać empatyczni, konsekwentni i proaktywni, ponieważ najważniejsza teraz jest: bliskość w czasach izolacji społecznej. Zaczynając od tego, by w pierwszych minutach spotkania nie mówić o pracy, ale także o sprawach prywatnych. Rezultatem tych działań staje się silniejsze poczucie więzi w zespole i wzrost zaufania.
Kryzys ten dać może zatem dodatkowo, menedżerom i przedsiębiorstwom, możliwość zmiany i znaczącej poprawy w obszarze współpracy.